¿Qué es la facturación intercompany ?
La facturación intercompany es un proceso mediante el cual varias compañías o sociedades dentro de un mismo grupo se facturan entre sí. Este proceso se desencadena cuando dos o más sociedades, pertenecientes a un mismo grupo empresarial, intercambian recursos como parte de sus operaciones habituales o proyectos específicos. Esta transacción se registra a través de lo que comúnmente se conoce como facturación intercompany.
Este tipo de operaciones involucra a dos o más sociedades en una única transacción contable. Aunque en estas operaciones participan varias sociedades, no se puede contabilizar un único documento, ya que cada documento se asigna a una sociedad específica. Sin embargo, mediante la facturación intercompany, es posible crear y contabilizar un documento separado en cada una de las sociedades involucradas en el proceso.
El flujo de facturas intercompany se refiere al proceso de enviar y recibir facturas entre dos o más entidades que forman parte del mismo grupo empresarial, debido al intercambio de recursos en sus operaciones comerciales.
Desde el punto de vista logístico, la facturación intercompany ocurre en dos situaciones principales:
- Una sociedad vende mercancías o servicios a otras sociedades del grupo.
- Una sociedad compra bienes en nombre de otras sociedades del grupo, como parte de una gestión centralizada de compras.
Ejemplo de Proceso
Por ejemplo, consideremos una empresa denominada Sociedad ‘A’ que actúa como compradora centralizada de mercancías a proveedores para todas las sociedades del grupo. Estas mercancías son luego distribuidas a otras sociedades del grupo, donde se utilizan para atender a los clientes finales. En este proceso, los proveedores emiten facturas a la Sociedad ‘A’, que inicialmente asume el gasto. Posteriormente, la Sociedad ‘A’ factura este gasto a las sociedades que reciben las mercancías. Es en esta etapa donde tiene lugar la facturación intercompany (ver Imagen 1.)
Automatización en SAP
En el sistema SAP, es posible automatizar este proceso de facturación intercompany. Esto significa que cuando se genera una factura de proveedor o cliente, también se generará automáticamente un registro contable entre las compañías involucradas en la transacción comercial.
Los pasos para automatizar este proceso en SAP son 3 y aquí te mostramos el paso a paso para hacerlo:
- Lo primero que debemos hacer será definir una clase de mensaje y medio de envío, como por ejemplo EDI, asociándolo a la clase de factura de cliente o proveedor. Esto implica la creación de un registro maestro de determinación de mensaje. Lo podemos hacer tanto en el modulo SAP-SD, como en el módulo SAP-MM.
En el caso de ventas (módulo SAP-SD):
En el caso de compras (módulo SAP-MM):
En ambos casos, seleccionamos el modo de envío EDI:
- Como segundo paso detallamos la parametrización EDI del proceso, lo que incluye nombrar el sistema lógico si se desea diferenciar entre diferentes procesos de facturación intercompany en el sistema.
En este paso asignamos sociedades envueltas en el proceso de Facturación InterCompany, y determinamos cuentas de mayor del apunte contable que se va a generar automáticamente en el proceso, determinación de los indicadores de impuestos del apunte contable, determinación de posibles imputaciones a objeto de coste en el apunte contable, y posibles ampliaciones en el mismo apunte.
- Como último paso configuramos el sistema lógico, proveedores y clientes del proceso de facturación intercompany específico. (Transacción de usuario WE20).
En concreto en la parte que hace referencia al Sistema Lógico, los Clientes y los Proveedores veremos algo como esto:
En el caso de un flujo de ventas, los clientes serían las otras sociedades del grupo a las que se factura directamente, y en las que se genera automáticamente el registro contable intercompany.
En el caso de un flujo de compras, los proveedores serían las otras sociedades del grupo de las que se adquieren los bienes directamente, y en las que se genera automáticamente el registro contable intercompany.
Conclusión
La facturación intercompany es un componente vital para las organizaciones que operan con múltiples entidades dentro de un mismo grupo empresarial. Este proceso facilita el intercambio de recursos y servicios entre las distintas sociedades, permitiendo una gestión eficiente de las operaciones comerciales.
La automatización de la facturación intercompany, especialmente a través de sistemas como SAP, agiliza significativamente el proceso y reduce la carga administrativa asociada. Al establecer clases de mensajes y parametrizaciones adecuadas, las empresas pueden garantizar una contabilización precisa y oportuna de las transacciones entre las entidades del grupo.
Es fundamental comprender los diferentes flujos de facturación intercompany, ya sea en el contexto de ventas o compras, y configurar correctamente los sistemas lógicos, clientes y proveedores para garantizar una ejecución fluida del proceso.
En última instancia, la implementación eficaz de la facturación intercompany no solo mejora la transparencia y la precisión contable, sino que también contribuye a una gestión financiera más sólida y una toma de decisiones estratégicas más informada dentro de la organización.
Fue un placer haberlos ayudado con este tutorial escrito, si tienes alguna duda o consulta no dudes en preguntarnos, te estaremos respondiendo brevemente.
